দীর্ঘ প্রতীক্ষার অবসান ঘটিয়ে অবশেষে কার্যকর হওয়া নবম জাতীয় বেতন স্কেলের সুবিধা পাওয়ার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি ধাপ হলো বেতন নির্ধারণ বা পে ফিক্সেশন। পুরো প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণ ডিজিটাল বা অনলাইনে সম্পন্ন করার নির্দেশনা দিয়েছে অর্থ বিভাগ। ফলে সরকারি চাকরিজীবীদের এখন আর দপ্তরে দপ্তরে ঘুরে ম্যানুয়াল ফাইল জমার ঝামেলা পোহাতে হবে না, বরং ঘরে বসেই আইবাস প্লাস প্লাস সিস্টেমের মাধ্যমে এই কাজটি সম্পন্ন করা যাবে।

অনলাইন পে ফিক্সেশনের এই প্রক্রিয়াটি শুরু করতে প্রথমে সরকারি নির্ধারিত সিস্টেমে প্রবেশ করতে হবে। এক্ষেত্রে গেজেটেড কর্মকর্তারা নিজেদের পূর্বনির্ধারিত ইউজার আইডি ও পাসওয়ার্ড ব্যবহার করে লগইন করবেন। অন্যদিকে, নন-গেজেটেড কর্মচারীদের ক্ষেত্রে লগইন করার মাধ্যম কিছুটা আলাদা; তাঁদের জাতীয় পরিচয়পত্র বা এনআইডি নম্বর এবং জন্মতারিখ দিয়ে সিস্টেমে প্রবেশ করতে হবে। সঠিক তথ্য দেওয়ার পর নিবন্ধিত মোবাইল নম্বরে একটি ওটিপি বা ওয়ান টাইম পাসওয়ার্ড আসবে, যা দিয়ে পরিচয় নিশ্চিত করতে হবে। তবে কোনো কর্মচারী যদি বিদেশে অবস্থান করেন, সেক্ষেত্রে তাদের নিবন্ধিত ই-মেইলে ওটিপি পাঠানোর ব্যবস্থা রাখা হয়েছে।

সিস্টেমে সফলভাবে প্রবেশ করার পর নির্ধারিত পে ফিক্সেশন অপশনে গিয়ে প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো অত্যন্ত সতর্কতার সঙ্গে ইনপুট দিতে হবে। তথ্য সাবমিট করার আগেই নতুন কাঠামো অনুযায়ী প্রাপ্য মূল বেতনের পরিমাণ সিস্টেমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভেসে উঠবে, যা চাকরিজীবীদের জন্য প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করে তুলেছে। তথ্য চূড়ান্তভাবে জমা দেওয়ার পর কর্মচারীর মোবাইলে একটি কনফার্মেশন এসএমএস চলে আসবে এবং ডাটাগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশ্লিষ্ট ড্রইং অ্যান্ড ডিসবার্সিং অফিসারের (ডিডিও) কাছে চলে যাবে।

ডিডিও বা দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তারা অনলাইনে তথ্যগুলো যাচাই-বাছাই করবেন। নন-গেজেটেড কর্মচারীদের ক্ষেত্রে সার্ভিস বইয়ের সঙ্গে আগের চাকরির ও বেতনের তথ্য ঠিক আছে কি না, তা ডিডিও নিশ্চিত করবেন। এরপর গেজেটেড অফিসারদের পে ফিক্সেশনের বিবরণী হিসাবরক্ষণ অফিসে পাঠানো হবে। হিসাবরক্ষণ অফিস অনলাইনে তথ্য যাচাই করে তা অনুমোদন করলে সিস্টেম থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ভেরিফিকেশন নম্বর তৈরি হবে। এই পুরো প্রক্রিয়ায় কোনো ম্যানুয়াল স্বাক্ষরের প্রয়োজন না থাকলেও পরবর্তীতে সার্ভিস বইতে ভেরিফিকেশন নম্বর ও নতুন বেতন লিপিবদ্ধ করে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তাকে স্বাক্ষর করতে হবে। অর্থ বিভাগের ১৭ সেপ্টেম্বর প্রকাশিত প্রজ্ঞাপনের ৩২ নম্বর অনুচ্ছেদে এই অনলাইন পে ফিক্সেশনের বিষয়টি বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। সংশ্লিষ্টরা মনে করছেন, পুরো প্রক্রিয়াটি অনলাইনে হওয়ায় একদিকে যেমন সময় বাঁচবে, অন্যদিকে কাজে স্বচ্ছতা ও গতিশীলতা দুটোই নিশ্চিত হবে। তবে পে ফিক্সেশনের সময় যেকোনো ধরনের ভুল এড়াতে তথ্য প্রদানের ক্ষেত্রে বাড়তি সতর্কতা অবলম্বনের পরামর্শ দেওয়া হয়েছে।